EDI und EDIFACT – Was ist das?

EDI und EDIFACT sind zwei Begriffe, die im Zusammenhang mit dem Austausch strukturierter Daten zwischen Geschäftspartnern Anwendung finden. Sie ermöglichen einen schnelleren Datenaustausch mit deutlich weniger Fehlern, als wenn dies manuell durch einen Mitarbeiter geschieht. In unserem Artikel verraten wir Ihnen, was EDI und EDIFACT bedeuten und wie sie funktionieren.

Was ist EDI?

EDI steht für „Electronic Data Interchange“. Es ersetzt Papierdokumente durch elektronische Dokumente und übermittelt diese in einem Standardformat, sodass die Informationen von Sender und Empfänger gleichermaßen gelesen werden können. Es gibt viele internationale EDI-Standards.

Vorteile des EDI-Standards?

Ein großer Vorteil von EDI ist es, dass Informationen von Computer zu Computer ausgetauscht werden, ohne dass der Mensch einwirken muss. Auf diese Weise werden Standardgeschäftsdokumente automatisch elektronisch ausgetauscht, ohne dass weitere Informationen eingegeben werden müssen. Durch diesen automatisierten Prozess werden Datenfehler deutlich reduziert oder ganz vermieden. Abgesehen davon können Geschäfte deutlich schneller abgewickelt werden.

Um EDI zu nutzen ist es notwendig, dass es auf Unternehmensebene implementiert wird. Ein Austausch von Daten mit anderen Unternehmen ist möglich, solange diese dieselben EDI-Standards unterstützen.

Was sind EDI-Standards?

Es gibt viele verschiedene EDI-Standards. Standard bedeutet dabei lediglich, dass im EDI-Dokument ein und dasselbe Format für Datenfelder genutzt wird, welches letztendlich vom Sender, wie auch vom Empfänger gelesen werden kann.

In den USA ist der EDI-Standard ANSI X 12 üblich. In den übrigen Ländern wird vorwiegend der EDIFACT-Standard eingesetzt. Unternehmen, die diese beiden Standards benutzen, können problemlos miteinander kommunizieren und Bestellungen, Rechnungen, Versandmitteilungen, Frachtbriefe, Kontoauszüge, Spezifikationen und vieles mehr austauschen.

Abgesehen von diesen beiden Standards gibt es noch viele weitere, die für spezielle Branchen oder Marktanforderungen entwickelt wurden.

Was sind EDI-Envelopes?

Um EDI-Dokumente zu versenden, werden sogenannte EDI-Envelopes verwendet. Darin sind alle Informationen enthalten, die benötigt werden, damit das Dokument beim Empfänger ankommt.

Was ist EDIFACT?

EDIFACT steht für „Elektronic Data Interchange for administration, commerce and transport“. Dabei handelt es sich um einen EDI-Standard, also um ein Datenformat, mit dem Nachrichten letztendlich übermittelt werden.

EDIFACT wird vor allem im kaufmännischen Bereich eingesetzt. Datenübertragungen mit diesem Standard ermöglichen es, Rechnungen, Lieferscheine, Buchungsanfragen, Bestätigungen, Gutschriften, Überweisungen und vieles mehr mit anderen Personen und Unternehmen auszutauschen. Möglich ist dies jedoch nur, wenn sowohl Sender als auch Empfänger diesen Standard nutzen. Man kann sich eine EDIFACT-Nachricht als eine Art Umschlag vorstellen, die verschiedene Codes für den Inhalt, den Absender, den Empfänger, die Zeitangabe etc. enthält.

EDIFACT-Nachrichten werden mit einem einheitlichen sechsstelligen Kürzel benannt. Häufig verwendete Formate sind zum Beispiel:

Unter welchen Voraussetzungen lässt sich eine EDI-Lösung mit EDIFACT realisieren?

Um Nachrichten zu versenden und zu empfangen, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Es muss dem Unternehmen zunächst ein ERP-System vorliegen. Dieses muss mit einer entsprechenden Schnittstelle ausgestattet sein, die oftmals vom Hersteller in Form eines EDI-Moduls angeboten wird. Abgesehen davon wird ein EDI-System benötigt, das das vom ERP-System erzeugte Format in eine EDIFACT-Datei umwandelt, die anschließend versendet werden kann.