Loading...Wer PayPal als Zahlungsart anbietet, kann über den Dienstleister detaillierte Rechnungen erstellen und versenden. Und auch Käufer können Zahlungsbelege erhalten und abspeichern. Wie das funktioniert und wann PayPal-Belege gültige Dokumente für die Buchhaltung sind, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.
Inhaltsverzeichnis des Artikels
Zahlungsbeleg bei PayPal erstellen
Gerade Kleinunternehmer akzeptieren häufig PayPal-Zahlungen, da sie so keine weiteren Dienstleister benötigen, um Lastschriften einzuziehen oder Kreditkartenzahlungen zu ermöglichen. PayPal ist unkompliziert und die Gebühren sind überschaubar. Über PayPal lassen sich auch Rechnungen erstellen und direkt zum Bezahlen an einen Kunden versenden.
So erstellen Sie eine Rechnung bei PayPal
Rechnungen können Sie einfach direkt bei PayPal erstellen und versenden. Kunden können Sie speichern, sodass bei einer erneuten Rechnungsstellung alle Daten (z. B. Adresse und Telefonnummer) schon ausgefüllt sind. Neben einmaligen Rechnungen können auch wiederkehrende Rechnungen erstellt werden, sodass Ihr Kunde beispielsweise in einem Monat oder einem Jahr eine weitere Rechnung erhält.
Außerdem können Sie das Fälligkeitsdatum auswählen. Hier gibt es eine Auswahl aus unterschiedlichen Optionen (z. B. in 15, 30 oder 90 Tagen) oder die Möglichkeit, ein festes Datum einzutragen.
Achten Sie darauf, alle Felder auszufüllen, die für eine ordentliche Rechnung nötig sind.
Rechnung erstellen & an Kunden senden
- Gehen Sie auf www.paypal.de und loggen Sie sich in Ihr Geschäftskonto ein.
- Klicken Sie links im Menü auf ”Rechnung erstellen” oder über das obere Menü auf ”Tools” und dann auf ”Geld anfordern” und dann auf ”Rechnung erstellen”.
- Haben Sie bereits eine Rechnungsvorlage erstellt, können Sie diese nutzen. Andernfalls können Sie die vorgefertigten Felder ausfüllen.
- Klicken Sie abschließend auf ”Senden”, um die Rechnung an den Käufer zu verschicken.
Ihre erstellten Rechnungen können Sie unter dem Reiter ”Rechnungen verwalten” einsehen und dort auch Zahlungserinnerungen verschicken und sie als PDF herunterladen.
Was muss eine ordentliche Rechnung enthalten?
Nach § 14 UStG muss eine Rechnung so gestaltet sein, dass sie nicht veränderbar ist. Das ist nicht nur physisch, sondern auch auf elektronischem Weg möglich. Senden Sie darum niemals ein Word-Dokument als Rechnung heraus, sondern wandeln Sie es vorher in ein PDF um!
- Name und Adresse von Verkäufer und Käufer
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers
- Ausstellungsdatum bzw. Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer, die einmalig vergeben wird und eindeutig identifizierbar ist
- Art und Anzahl der gelieferten Gegenstände (handelsübliche Bezeichnung) oder der Dienstleistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, Steuerbefreiungen und Rabatten
- Steuern oder Hinweis auf Steuerbefreiung
- Hinweis auf Gutschrift, sofern die Rechnung durch den Leistungsempfänger ausgestellt wird
Für Kleinbetragsrechnungen können einige der Angaben entfallen.
Selbst informieren!
Bitte informieren Sie sich selbst über aktuell geltende Gesetze und mögliche Änderungen! Wir übernehmen keine Gewähr für die Korrektheit der gemachten Angaben.
Sind PayPal-Belege gültige Buchhaltungsbelege?
Monatlichen Kontoauszug herunterladen!
Unter Umständen können PayPal-Belege für die Buchhaltung genutzt werden. Selbst erstellte Rechnungen sollten Sie herunterladen und geordnet abspeichern und ggf. ausdrucken.
Erstellen Sie selbst keine Belege über PayPal, aber bezahlen über den Zahlungsdienstleister, sollten Sie nicht einfach die Transaktionsübersicht herunterladen, sondern monatliche Einzelberichte erstellen. Diese sind dann ähnlich wie ein Kontoauszug und enthalten mehr Angaben.
Wenn Sie Ihr PayPal-Konto in Euro führen, sind auch Fremdwährungen kein Problem, denn bei allen Transaktionen wird der Betrag direkt in Euro umgerechnet.
Beleg für PayPal-Gebühren erhalten
Für Gebühren stellt PayPal keine gesonderten Belege aus. Da sie aber aus den einzelnen Transaktionen ersichtlich sind, können sie wie Bankgebühren als “Nebenkosten des Geldverkehrs” behandelt werden.
Dieser Beitrag in Kürze
War PayPal noch vor einigen Jahren für viele Steuerberater und Finanzämter völliges Neuland, können die meisten mittlerweile mit Zahlungen und Geldeingängen über PayPal umgehen. Wichtig ist, trotzdem immer Zahlungsbelege vorweisen zu können. Achten Sie darauf, beim Versenden von Rechnungen alle relevanten Daten einzugeben und regelmäßig die Kontoauszüge herunterzuladen.